Prinsipper/retningslinjer for utleie og utlån av kommunale lokaler og anlegg.


Formål

Ordningen skal bidra til en effektiv, involverende og åpen forvaltning av kommunens lokaler og anlegg. Retningslinjene skal også bidra til at frivillige organisasjoner sikres tilgang til kommunale lokaler uten vederlag eller til rimeligste sats, etter skoletid og på tidspunkter hvor kommunen ikke har behov for å disponere lokalene til egen virksomhet.

Forventninger

Foreninger og lag må være registrert i Brønnøysundregisteret / frivillighetsregisteret.

Idrettslag må i tillegg være medlem av NIF, NBF, DFS og være sertifisert gjennom «Ren idrett».

Kommunale lokaler

Retningslinjene omhandler kommunalt eide og leide lokaler som kommunen benytter og som allerede brukes til utleie/utlån.

Foreninger og lag kan ikke kreve å få tilgang til spesifikke lokaler, men må benytte de lokalene som kommunen stiller til disposisjon.

Teknisk utstyr og tilleggstjenester tilkommer som ekstra kostnad og er ikke del av redusert / vederlagsfritt leie.  

Lån uten vederlag forutsetter at utlånet ligger innenfor formålet til den aktuelle organisasjonen.  F.eks. styremøter, årsmøter, trenermøter, foreldremøter, trenerkurs, dommerkurs o.l.

Ekstraordinære arrangementer som ikke gjelder det primære formålet eller den daglige driften skal det betales lav sats for. F.eks. jubileumsfester, deltakerfester, foreningsfester, loppemarkeder o.l.

Arrangementer hvor det serveres alkohol vil ikke få redusert eller vederlagsfritt leie.

Merk: Samsen kulturhus er et alkoholfritt ungdomskulturhus.

Søknad og søknadsfrist

Foreninger og lag skal sende søknad om lån eller leie via kommunens bookingsystem.

Ved tildeling av kommunale lokaler skal det utfylles en standard leiekontrakt for lån uten vederlag og for leie.

Leiekontrakten skal angi låne- eller leietidspunktet, låne- eller leieforholdets varighet, lokaler som omfattes av låne- eller leieforholdet, start- og sluttdato, samt øvrige forpliktelser knyttet til låne- eller leieforholdet herunder betalingsordning ved leieforhold.

Dersom lokaler/anlegg som lånes ut ikke skal benyttes, plikter lag og organisasjoner snarest om å melde fra om dette til utlåner/utleier, slik at disse kan disponere lokalene til annet utlån eller andre formål.